Публічний звіт бібліотеки – форма оприлюднення узагальнених відомостей про діяльність бібліотечної установи впродовж звітного періоду, задокументованих будь-якими засобами та на будь-яких носіях для формування позитивного іміджу бібліотеки у громаді, різних цільових групах.

Мета П. з. б. – створення інформаційного підґрунтя для налагодження діалогу з громадою, органами влади, партнерами та спонсорами, доведення до них відомостей про стан реалізації бібліотекою цілей, закладених в її місії або стратегічних планах, динаміку основних показників діяльності; висвітлення внеску бібліотеки в розвиток громади, а також проблем, вирішення яких можливе лише за умови активної участі громади.

П. з. б. є ефективною бібліотечною PR-технологією, що забезпечує відкритість та суспільне визнання бібліотеки як соціально активної інституції, а також слугує інструментом для:

• гармонізації інтересів бібліотеки і громади;
• залучення додаткових соціальних ресурсів, нових прихильників, волонтерів, спонсорів, користувачів; підвищення ефективності їхньої діяльності в інтересах бібліотеки;
• убезпечення від непродуманих рішень органів влади (вплив на формування суспільної думки); запобігання можливим звинуваченням у нецільовому використанні або розтраті бюджетних коштів, порушенні прав громадян на вільний доступ до інформації тощо;
• зацікавлення грантодавців і ЗМІ;
• удосконалення взаємодії зі споживачами бібліотечних послуг; підвищення їх (послуг) затребуваності; з’ясування чинників привабливості / непривабливості проєктів, що реалізовує бібліотека;
• вирішення внутрішніх завдань бібліотеки та мотивування її персоналу;
• створення рекламних, іміджевих матеріалів;
• отримання додаткових конкурентних переваг.

Цільовими групами  П. з. б. є засновники бібліотеки, члени наглядових рад; органи самоврядування; користувачі (споживачі бібліотечних послуг) – місцева громада, населення регіону, в межах якого працює бібліотека, спільноти навчальних закладів різного рівня, наукових установ тощо; колектив бібліотеки; її партнери, спонсори, меценати, благодійні фонди; ЗМІ.

На відміну від традиційного щорічного звіту П. з. б. є гнучкішим і адаптованішим для кожної цільової групи з погляду відбору інформації (кожна цільова група має отримати корисні саме для неї відомості та усвідомити свою роль у функціонуванні, розвитку бібліотеки), стилістики тексту, графічного оформлення тощо.

Практику публічного звітування бібліотеки запозичили зі сфери бізнесу. Воно вже давно є нормою ділового спілкування, комунікації із зацікавленими об’єктами впливу в умовах конкурентного середовища і підтвердженням сталого розвитку та далекоглядності цілей  компанії. Таке звітування свідчить про професіоналізм, бажання дотримуватися принципів відкритості й прозорості у формуванні відносин з громадськістю, меценатами, спонсорами, владою.

П. з. б. як необхідний атрибут управління сучасною бібліотекою першими почали використовувати закордонні  книгозбірні на початку 2000-х рр., а окремі вітчизняні бібліотечні заклади – упродовж останніх років.  Водночас публічне звітування бібліотек в Україні ще не набуло масового характеру, однак кількість книгозбірень, що оволодівають цим PR-інструментом і апробовують його у своїй діяльності, щороку зростає.

Значення публічного звітування бібліотек перед громадами теоретично обґрунтував С. Сірополко у праці «Народні бібліотеки. Організація та техніка бібліотечного діла» (1919).

За радянської доби звітувати перед громадськістю українські бібліотеки були зобов'язані згідно наказом Міністра культури УРСР «Про стан та заходи поліпшення бібліотечної справи в Українській РСР» № 173-в від 13 квітня 1960 р., який передбачав «…щорічне проведення звітів бібліотек перед населенням». Сучасне законодавство України у сфері культури та бібліотечної справи, зокрема Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27 січня 1995 р. №32/95-ВР, зобов’язує бібліотеки звітувати перед своїми засновниками та громадськістю. Наразі стандарти з підготовки П. з. б., орієнтовні зразки й методологія публічного інформування громадськості в бібліотечній сфері відсутні.

Закордонні національні, міські публічні та університетські бібліотеки керуються принципом, викладеним у Настановах ІФЛА / ЮНЕСКО з розвитку служби публічних бібліотек (2001). У них зазначено: «Співробітники публічної бібліотеки мають бути повністю підзвітні як своєму керівному органу, так і місцевим жителям, звітуючи перед ними за зроблену роботу… Добре поінформована громадськість здатна надавати значну підтримку публічній бібліотеці й активно відстоювати її інтереси в громаді». На сайтах цих бібліотек публічні звіти – із значною ретроспективою (подекуди до 20 років), логічно вибудованою структурою викладу, зручною навігацією, оригінальними текстами, яскравим візуальним супроводом – розміщуються на головній сторінці.

Формат П. з. б. залежить від сучасних тенденцій представлення публічної інформації, технічних і кадрових можливостей бібліотеки. Такий звіт може бути оформлений по різному, зокрема, як:

• текстовий документ (PDF, Publisher) на сайті бібліотеки;
• публічний виступ керівника бібліотеки (мультимедійна презентація, відеоролик, стрім-трансляція онлайн);
• окреме друковане видання (брошура, інформаційна листівка / буклет, бюлетень);
• публікація в місцевих / регіональних ЗМІ;
• постер або інфографіка.

Кожен із зазначених форматів бібліотеки використовують для комунікації з різними цільовими аудиторіями. Для зустрічі з представниками влади, спонсорами чи грантодавцями готують привабливе й повноформатне друковане видання / публічний виступ; для іміджевих заходів – невеликі брошури, постери, інфографіку; для творчого звіту перед користувачами бібліотеки – публічний виступ / інформаційні листівки / буклети, бюлетені, мультимедійну презентацію чи відеоролик; для звітування перед громадою загалом – публікації в місцевих ЗМІ / публічний виступ / текстовий документ на вебсайті / бібліотечному блозі, сторінках бібліотеки в соціальних мережах тощо.

Незалежно від обраного формату П. з. б. має відповідати таким критеріям:

• значимість – інформація, відображена у звіті, повинна охоплювати теми і показники, що демонструють роль бібліотеки в житті громади;
• контекст розвитку – інформація мусить відображати не лише показники внутрішньої діяльності окремої бібліотеки, а й її конкретний внесок у розвиток громад на місцевому, регіональному рівнях;
• повнота і достовірність інформації – обсяг висвітлених тем і показників звітності має бути достатнім, аби читачі / слухачі могли комплексно і об’єктивно оцінити діяльність бібліотеки за звітний період чи за певним напрямом діяльності;
• охоплення зацікавлених сторін – звіт повинен відповідати «розумним очікуванням» різних цільових аудиторій;
• доступність викладення інформації – текст звіту має бути викладений зрозумілою для аудиторії мовою, без перевантаження науковою термінологією, англіцизмами тощо.

Типи П. з. б диференціюються за низкою ознак:

• за змістом: комплексні – найповніші, розкривають усі напрями діяльності бібліотеки (за рік / квартал); тематичні – за окремими напрямами діяльності (наприклад, участь бібліотеки в соціальних і культурних ініціативах або бібліотечних корпораціях, у реалізації національних, обласних, районних, місцевих програм; сприяння розвитку читання в цифровому середовищі, захист прав людини, екологічне виховання, навчання цифрової грамотності тощо);
• за методологією підготовки: у довільній формі; такі, що підготовлені з дотриманням затверджених у бібліотеці вимог до звітування; відповідно до стандартів соціальної звітності АА 1000AS, ISO 26000, ISO 9000, SA 8000;
• за характером подальшого використання: зовнішні – адресовані великим групам зацікавлених сторін або певним цільовим групам (окреме видання, брошура, буклет; онлайн-публікація на сайтах бібліотек і представництвах у соціальних мережах; публічний виступ / звіт перед громадою, відеозвіт); внутрішні (корпоративні) – спрямовані на обговорення результатів діяльності бібліотеки (або окремих її підрозділів) не з громадськістю загалом, а лише з бібліотечними працівниками.

У практиці вітчизняних бібліотек найпоширенішими є комплексні річні П. з. б. зовнішнього характеру, підготовлені у форматах аналітичних видань (друкованих та/або електронних) та/або бібліотечних подій (спеціально організованих заходів).

Технологія створення й оприлюднення комплексного П. з. б. (за результатами діяльності впродовж певного року) передбачає: 

• формування робочої групи (друга половина січня поточного року). Для підготовки П. з. б. створюють авторський колектив із представників адміністрації, найкреативніших працівників бібліотеки, а також, у разі можливості, журналістів. Робоча група на нараді за участю керівника бібліотеки розробляє загальну структуру П. з. б., визначає його пріоритетні аспекти та необхідні для аналізу статистичні дані, виявляє або уточнює найактуальніші розділи для різних цільових груп, затверджує план укладання звіту, визначає відповідальних за цю роботу і терміни її виконання, готує проєкт відповідного управлінського рішення (наказу, розпорядження);
• створення бази даних для П. з. б. (впродовж року): збирання інформації від усіх структурних підрозділів бібліотеки за встановленими критеріями, моніторинг статистичної звітності, вивчення ефективності діяльності закладу; анкетування користувачів щодо оцінювання якості бібліотечних послуг, аналізування отриманих даних, напрацювання висновків і рекомендацій;
• вибір формату П. з. б. (листопад поточного року) залежно від цільової групи та доцільності застосування обраного формату для конкретної бібліотеки, місця, де відбуватиметься представлення П. з. б.;
• написання тексту П. з. б., якщо він планується у форматі текстового документа, його виставлення на сайті бібліотеки, випуск окремим виданням або публікація у ЗМІ (листопад поточного року). Складання детального плану; опрацювання бази даних з метою встановлення взаємозалежних величин, порівняння результатів роботи в поточному році із результатами минулих років; вибір стилю викладення інформації відповідно до цільового призначення (враховуються особливості цільової групи); редакторське опрацювання тексту та погодження його підсумкового варіанта із авторським колективом; узгодження питань щодо дизайну П. з. б., унаочнення фотографіями, схемами, інфографікою та рисунками; залучення незалежних експертів для критичного оцінювання змісту тексту;
• публікація П. з. б. (перша декада грудня поточного року).  Обрання способу, форми і виду публікації, співпраця з видавництвом, адміністратором сайту тощо;
• створення мультимедійної презентації / відеоролика з П. з. б., якщо він планується у форматі публічного виступу керівника бібліотеки (листопад поточного року);
• доведення П. з. б. до цільових груп (кінець грудня – січень). Надання П. з. б. (друкований варіант) засновнику, діловим партнерам і спонсорам бібліотеки; організація публічних виступів перед громадою; оприлюднення П. з. б. на вебсайтах бібліотеки та органу влади для ознайомлення широкого кола громадськості з результатами роботи бібліотеки; надсилання П. з. б. до ЗМІ.

Щоб досягти максимальної привабливості П. з. б. для громади, органів влади, ЗМІ, реальних та потенційних ділових партнерів і спонсорів, укладачі звіту мусять врахувати наступне:

• П. з. б. має слугувати достовірним джерелом інформації про діяльність бібліотеки, аби не виникало потреби в додаткових роз’ясненнях;
• П. з. б. повинен мати чітку структуру (титульний аркуш, зміст, вступ або вітальне слово керівника бібліотеки, основну частину з підрозділами, змістовно обґрунтовані висновки,  допоміжні покажчики, у т. ч. інтерактивні з гіперпосиланнями, що забезпечують навігацію й спрощують користування документом);
• текст П. з. б. мусить бути чітким, виразним, доступним для сприйняття і зрозумілим будь-якій зацікавленій особі. Неприпустимо використовувати спеціальну термінологію, суб’єктивне або емоційно-оцінювальне тлумачення фактів. Суттєво спрощують подання інформації візуалізація даних і процесів – графіки, діаграми, таблиці, фотографії (з підписами), «врізи» з відгуками користувачів, партнерів, колег, свідоцтва про участь у грантових програмах тощо. Щоб перетворити дані в ілюстративний матеріал, застосовують онлайн-сервіси для швидкого створення інтерактивних публікацій, інфографіки, діаграм; онлайн-конструктори звітів і т. ін.;
• оптимальний обсяг П. з. б. повинен становити 10–30 сторінок друкованого тексту з урахуванням візуальних матеріалів;   
• дизайн П. з. б. має підкреслювати високу репутацію бібліотеки й підтримувати основну концепцію звіту.

ПРИКЛАДИ публічних звітів бібліотек

	Публічний звіт Науково-технічної бібліотеки імені Г. І. Денисенка НТУУ «Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського»
	Звіт мережі публічних бібліотек м. Києва
	Інформаційний звіт Одеської ОУНБ ім. М. Грушевського перед громадою
	Публічний звіт пресслужби Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського
	Звіт Миколаївської ОУНБ  ім. О. Гмирьова (відео)
	Публічний звіт перед громадою Лисичанської ЦБС
	Стрім-звіт «Бумеранг» Львівської обласної бібліотеки для юнацтва ім. Романа Іваничука
	Щорічні публічні звіти Дніпропетровської ОУНБ імені Первоучителів слов’янських Кирила і Мефодія   https://old.libr.dp.ua/Zvit%202016.pdf
	Публічний звіт Національної бібліотеки Франції (мовою оригіналу)
	Звіт Публічної бібліотеки Сієтлу (мовою оригіналу)
	Публічний звіт Нью-Йоркської публічної бібліотеки (мовою оригіналу)
	Звіт Національної бібліотеки Португалії щодо реалізації Цілей сталого розвитку ООН (мовою оригіналу)
	Публічний звіт про діяльність публічної бібліотеки Центру Помпіду (мовою оригіналу)
	Публічний звіт Асоціації публічних бібліотек Берліна (мовою оригіналу)

Про стан та заходи поліпшення бібліотечної справи в Українській РСР : наказ Міністра культури УРСР № 173-в від 13 квітня 1960 р. // Довідник бібліотекаря : керів. матеріали з питань бібл. роботи  / уклад.: В. С. Дідур, Л. Л. Макаренко, С. Й. Мінц [та ін.]. – Харків : Ред.-вид. від. Кн. палати УРСР, 1971. – С. 70–75.

Справоздання про діяльність бібліотек // Сірополко С. Народні бібліотеки : орг. та техніка бібл. діла / С. Сірополко. – Кам’янець-Подільський : Накладом Вид. від. Поділ. губерн. нар. управи, 1919. – С.7.

Макуха М. Бібліотеки звітують : [публічний звіт, Чернігівщина] // Соціаліст. культура. – 1956. – № 7. – С. 13.

Бендерська Г. Звіти перед населенням  : [рекомендації] // Соціаліст. культура. – 1960. – № 12. – С. 28.

Ашервуд Б. Азбука общения, или Public relations библиотеки : [пер. с англ.] / Б. Ашервуд ; [предисл. Л. Иньковой]. – Москва : Либерея, 1995. – 174 с. – О годовых отчетах: с. 27–29.

Паршукова Б. Г. Социальная отчетность как форма пиар-технологий в библиотеках : лекция для системы повышения квалификации библиотекарей / Б. Г. Паршукова // Библиосфера. – 2006. – № 1. – С. 63–69. https://cyberleninka.ru/article/n/sotsialnaya-otchetnost-kak-forma-piar-tehnologiy-v-bibliotekah/viewer

________________

Руководство ИФЛА/ЮНЕСКО по развитию службы публичных библиотек

Стратегія розвитку бібліотечної справи на період до 2025 року «Якісні зміни бібліотек для забезпечення сталого розвитку України»

Towards Integrated Reporting – Communicating Value in the 21st Century